電子文件管理系統

提升工作效率、省時、機密文件安全!

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關於

FileHold文件管理系統,可統一控管企業內所有文件的生命週期,從一份文件的新增、編修、流程審閱、發佈到最後保存或銷毀的過程,透過FileHold文件管理系統提供的友善功能,掌握最新的資訊,並有效率地使用文件

FileHold文件管理系統 是使用集成的文檔工作流程,統一控管企業內所有文件的生命週期,從一份文件的新增、編修、流程審閱、發佈到最後保存或銷毀的過程,透過系統提供的友善功能,能掌握最新的資訊,並有效地管理和使用文件。

FileHold文件管理系統, 透過自動化電子文檔審查、批准和電子簽名,提高工作效率解決方案,  更令文檔井井有條、安全、受版本控制且可搜索。它幾乎可以存儲任何類型的文件,並直接與 Microsoft Office 產品套件。

FileHold 附帶的“智能”掃描解決方案可以將櫃子和紙箱變成可以在幾秒鐘內搜索到的電子信息。 踐行其倡導“無紙化辦公室的生活理念。

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FileHold 提供服務器託管、軟件應用程序以及使安裝成功所需的任何支持 ,文檔可通過幾個簡單的按鍵從雲端檢索 。

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提供了一個安全的連接,因此上傳或下載的任何數據都經過加密,並且存儲在其雲實例中的所有數據都經過加密。

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允許 員工任何時間任何地點通過 iOS 和 Android 智能手機連接和管理他們需要的文檔。

主要功能

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文件版本控制

  • 可讓用戶確保文件是最新版本,減少過程中出現版本不一的情況

  • 所有文件版本都不會被覆蓋,隨時隋地可檢視 或回復先前文件的版本

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從PDF檔案 轉換為文字
  • 紙張文件可透過掃描器轉換為電子文件

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智能搜尋系統

  • 員工可透過關鍵字、 全文檢索快速尋找所需文件

  • 可透過管理員所定義的文件屬性,依日期範圍、 貨幣、數字等來搜尋相關文件

  • 可將搜尋條件儲存為常用搜尋,以便日後使用

多重管理介面

  • 您可以透過網路及任何智慧型行動裝置, 在任何時間、任何地點存取所需要的文件

文件連結

  • 某些類型的文件如有關係,例如合約主檔及附加合約, 可將這些合約連結,方便用戶查找

用戶權限

  • 11個用戶權限設定,從“唯讀”到“系統管理員” 每個角色提供適當的存取權限

制定文件處理工作流程 

  • 可確保團隊成員即時掌握任務並高效率的工作

文件歷程記錄

  • 可追查文件所有更改和存取記錄

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