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應用與效益

FileHold可統一控制公司內所有文件,從一份文件的新增、編修、流程審閱、發佈到最後保存或銷毀的過程中,FileHold提供了各項功能,令公司及員工掌握最新的資訊,並有效地使用文件。

​應用

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新增與存取
管理與編輯
文件工作流程 與審閱
保存與銷毀
傳送與發佈

紙張文件可透過掃描器轉換為電子文件;電子文件可從不同途徑接收並上傳至FileHold文件管理系統中,令到它們統一管理存放。

用戶可透過Word、Excel、 PowerPoint直接存取FileHold文件。 文件簽出/簽入設定下,在同一時間內僅有一位用戶可進行編輯以確保最新版本。

透過行事曆、文件工作流程、文件審閱等功能,確保用戶即時掌握任務,維持高效率的工作。

確保員工只接收到最新的資料,管理員可隨意設定文件路徑及權限。

文件可透過搜尋引擎或關鍵字進行搜尋,減少員工查找文件的時間。

效益

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節省成本

電子存檔是“走向綠色無紙化” 的方案,能減用紙張、減少存儲空間,間接地降低租金和運營成本

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界面容易使用和操作

簡單直接的界面確保用戶可以充分利用掃描和文檔管理功能

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提高效率

可隨時隨地、任何設備查看和審批文件,實時無延遲

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更快查找文檔

先進的搜索功能確保用戶比以往更有效搜索文件,時間顯著減少

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快速分發信息

可以輕鬆安全地將文檔分發給員工和第 3 方當他們使用標準 Web 瀏覽器做連接時

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集中文件存儲

提供集中式存儲庫,以維護關鍵業務文檔的當前有效版本

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文檔控制和追踪

提供一種結構化的方式來追踪文檔的移動、 版本控制、何時及如何修改文檔